Digitale detailgegevens uit een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Wat betekent de uitspraak en wat zijn de gevolgen ? De conclusie van de uitspraak is dat de ondernemer de digitale detailgegevens uit een kassa in beginsel moeten kunnen aanleveren. De ondernemer is verantwoordelijk dat hij deze gegevens goed bewaart, ook als de kassa onvoldoende geheugencapaciteit heeft. Wat staat hierover in de wet? De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De wet zegt dat de ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en de omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk om gegevens te bewaren en bij controle aan te leveren aan de Belastingdienst, zodat de Belastingdienst binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren. Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in? Door technologische ontwikkelingen – kassabediening vanaf mobiele telefoons, opslag in de cloud – verandert de invulling van de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle door de Belastingdienst. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd. Wat zijn de gevolgen van de uitspraak? Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat hij niet voldoet aan de administratie- en bewaarplicht. Het gevolg kan zijn dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Het is dus van belang dat hij een kassa of kassasysteem gebruikt waarmee hij aan zijn administratieve verplichtingen kan voldoen. Deze kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail. Meer informatie? U vindt meer informatie in: – de uitspraak van de Hoge Raad van 25 juni 2015 (ECLI:NL:HR:2015:1740) – de brochure ‘Het kassasysteem in uw bedrijf’.
