De werkkostenregeling in het kort
De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is sinds 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Loon uit vroegere dienstbetrekking valt niet onder de werkkostenregeling. In 1 uitzonderingssituatie kunt u loon uit vroegere dienstbetrekking toch aanwijzen als eindheffingsloon: als u de werknemer naast het loon uit vroegere dienstbetrekking ook nog loon uitbetaalt waarop de arbeidskorting van toepassing is en als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Loon
Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon. Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon. Meer informatie over vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die niet onder de werkkostenregeling vallen, leest u bij Geen loon of geen belast loon.
Vrije ruimte
Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte ) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. U moet deze dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zakelijk of privé gebruikt; alles wat u aanwijst als eindheffingsloon moet wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Houd in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
U kunt bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen ennihilwaarderingen. Bepaalde voorzieningen op de werkplek zijn op nihil gewaardeerd.
Loon in natura
U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.
Normbedragen
U moet normbedragen gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.
Concernregeling
U mag de eindheffing van de werkkostenregeling op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling (zie paragraaf 8.1.5 van het ‘Handboek Loonheffingen 2015‘).
Administratie
U hoeft veel vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet per werknemer in uw loonadministratie vast te leggen. U hoeft deze ook niet te vermelden op de loonstrook.
Cafetariaregeling
Binnen de werkkostenregeling kunt u onder voorwaarden gebruikmaken van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen (zie paragraaf 20.1.8 van het ‘Handboek Loonheffingen 2015‘), kunt u niet opnemen in een cafetariaregeling. Bron : Belastingdienst